Le fonds (170 mètres linéaires à l'origine) formait un ensemble de 2880 dossiers composés d'environ 4000 sous-dossiers, concernant 606 entreprises basées pour la plupart dans le département de l'Ain.
Le comptable avait organisé son classement en attribuant un numéro à chaque entreprise et lui ouvrant un dossier au début de chaque année comptable. Chaque dossier pouvait comprendre un ou plusieurs sous-dossiers :
- un sous-dossier « historique » de l'entreprise qui comprenait les archives définitives issues d'un tri opéré par le comptable à la fin des années 70 et quelques éléments de repères concernant celle-ci (par ex. les statuts).
- un sous-dossier annuel pour les affaires en cours (pièces en instance, états de rapprochement bancaires et postaux, bordereau de perforation, factures d'immobilisations, études particulières).
- un sous-dossier annuel pour l'évolution économique (fascicule bilan, dossier de révision, inventaire et état des travaux en cours, documents fournis par le client, situations, intercalaires et documents annexes).
- un sous-dossier juridique annuel (procès-verbaux, assemblées générales ordinaires ou réunions des associés, rapport annuel du conseil d'administration, procès-verbaux des réunions du conseil d'administration, rapports du commissaire aux comptes, copie des feuilles de présence, études particulières, correspondances avec les conseils juridiques, fiscaux ou commissaires aux comptes).
- un sous-dossier fiscal annuel (déclarations de chiffre d'affaires CA / 3 CA / 4, état récapitulatif, déclaration chiffre d'affaires 12, lettre d'option, déclaration 951, déclaration Organic, obligations cautionnées, correspondances relatives aux taxes sur le chiffre d'affaires, déclaration de droit de bail, déclaration des voitures de société, déclaration IRPP (impôt sur le revenu des personnes physiques), déclaration des intérêts, déclaration des prélèvements libératoires sur les intérêts, déclaration 2031 – 2033 – 2064 – 2065 et tableaux, déclaration des fonds de garantie, déclaration Das2 (si pas de salarié), bordereau IS (impôts société), bordereau de contribution forfaitaire annuelle, déclaration de taxe professionnelle, déclaration modèle U, déclaration de distribution de bénéfices, copie d'attestation pour centre de gestion agréé, déclaration de pensions et rentes viagères, correspondances relatives aux contributions directes et enregistrement, déclaration des contrats de prêts).
- un sous-dossier social annuel (déclaration URSSAF, déclaration à la caisse de congés payés, déclaration taxe sur les salaires, déclaration retraite complémentaire, déclaration prélèvements cadres, déclaration ASSEDIC, déclaration assurances complémentaires, déclaration Mutuelle, déclaration handicapés, déclaration père de famille, déclaration pensionnés, déclaration DASI, procès-verbaux du conseil relatifs aux rémunérations, demande d'exonération de la taxe d'apprentissage, déclaration de taxe pour la formation continue, déclaration 1% construction).
- un sous-dossier annuel pour les correspondances (toutes correspondances adressées au client, toutes correspondances en provenance du client ou des tiers).
Il a été décidé de ne conserver, pour chaque entreprise, que les documents suivants :
- le bilan annuel,
- le bilan social,
- le rapport général du commissaire aux comptes,
- le rapport spécial du commissaire aux comptes,
- la présentation des rapports du commissaire aux comptes aux actionnaires ou associés de l'entreprise,
- les statuts,
- les éléments juridiques importants (modification de statuts, fusion, liquidation, etc.),
- les dossiers relatifs aux redressements fiscaux,
- les dossiers relatifs à des conflits juridiques.
Au final, les dossiers ont été classés par ordre alphabétique des noms d'entreprises, puis à l'intérieur par ordre chronologique. Chaque dossier s'est vu attribuer une cote 227 J 1, 227 J 2, etc.
Le dernier article regroupe les documents hors-format, non-datés ou non-identifiés.
Après tri, le fonds ne représente plus que 18 mètres linéaires de documents représentatifs de l'activité économique des entreprises de la région de Bourg-en-Bresse pour les années 1975 à 1986.
